社内でMicrosoft Teamsを運用して半年程がたちました

こんにちは、情シス担当の中野です。

さて、皆さんの会社ではoffice365をお使いでしょうか?

荒川印刷では昨年度パッケージ版officeからサブスクリプション版のoffice365へ移行をしました。

移行理由の主なものとしてはメール関連のセキュリティの担保、ライセンス管理の軽減などでしたが、社内にグループウェアの要望も高まっていたことから当時まだサービスが始まったばかりのMicrosoft Teamsを全社的に使い始めました。

半年ほどTeamsを使ってみて様々な効果が出てきていますのでこの場を借りてお伝えしようと思います。

Microsoft Teamsによる社内コミュニケーションの活性化

そもそもSlackの導入を検討していましたが、当時は日本語化もなされておらず費用の面からも二の足を踏んでいる状況でした。

office365を導入したのとほぼ同じタイミングでslack対抗サービスであるTeamsが開始されたので、ここぞとばかりに導入に踏み切りました。

「メンションって何ですか?」「チャットって何ですか?」「チームってなんですか?」 「チャンネルってなんですか?」「メールじゃダメなんですか?」「使わなきゃいけないんですか?」

導入当初は（今でも?）様々な混乱はありしたが、半年ほど経った今では社内のお知らせ、部署を超えた作業情報の交換、お客様からの伝言通知、お昼ご飯の情報共有などなど、少し づつ使い方が浸透してきてるのかなという感じがしています。

留守電が不要に?

わりとあっという間に浸透したのが外出している営業への伝言です。

今までだと携帯電話に入れた伝言が聞き取りにくかったり、常に気にしていなければならない状況でしたが、Teamsのチャットを使ってお客様からの伝言を送信することで、複数の伝 言があった場合でも通知画面で俯瞰して全体を確認できたり、チャット画面からワンタップ で電話をかけられたり等今では留守電はほぼ使われていない状況になっています。

プログラムとの連携で勤怠状況を確認

TeamsはWebhookを使うなどして比較的簡単に他のツールと連携することができます。例えば荒川印刷では勤怠管理にWEBを利用したシステムを導入していますが、これとTeamsを連携して「今日の有給出張状況」というチャネルを運用しています。

勤怠システムにはAPIが存在していないのですが、WEB上で管理できることを利用して

Pythonでスクレイピングさせ情報を取得し、TeamsのWebhookに放り込むという実装をしています。

Teams上ではJSONの記述だけで見栄えの良いカード形式の出力ができるので比較的簡単にTeamsのインターフェイスと違和感のない状態で確認することができるようになっています。

とりあえず見た目を簡単に綺麗に表示できることがかなり助かりました。

Flowとの連携でブログの更新状況を確認

また、Pythonなどの言語を使わなくても、もっとお手軽にMicrosoft Flowを利用することでも同様にTeamsとの連携ができます。

荒川印刷ではこのブログ更新のお知らせを「荒川のブログ更新情報」というチャネルで運用しています。

Microsoft FlowにはWEBサイトのRSS情報を取得する機能がありますので、これとTeamsのWebhookを利用してブログが投稿されるタイミングでTeams上でもお知らせすることができるようになっています。

このおかげでMicrosoft FlowでできるものはまずはFlowで、ちょっと難しそうなものは他の言語での実装をという考え方ができるので、こういった柔軟性と敷居の低さはかなり助かりました。

SharePointのインターフェイスとしての利用

今年度は社内規定・申請などをSharePointで構築していく予定で色々お試しをしていますが、今までとっつきにくいと思っていたSharePointもTeamsとFlowを併用することによって、かなり敷居を下げて運用できそうな気配がしています。（そもそもTeamsの裏側はSharePointなので）

以上思いつくまま並べて見ました。 
office365 にはこの他Excel・Word・PowerPoint・Accessもついてきます（笑）

Teamsを活用されているところはまだまだ少数派かなと感じています。 ぜひ情報共有をしていきましょう!